В 2025 году работники, отправляясь в служебные командировки на личном или арендованном автомобиле, имеют право на полное возмещение затрат на топливо и горюче-смазочные материалы. Однако, как показывает практика, работодатели нередко сокращают эти возмещения. Что делать в такой ситуации?
Законодательные основы компенсации
Согласно действующему Трудовому кодексу Российской Федерации, командировка — это поездка работника по поручению работодателя для выполнения служебных задач вне своего постоянного места работы. Статья 168 ТК РФ четко заявляет, что работодатель обязан покрывать все связанные с этой поездкой расходы, включая затраты на проезд. С 1 сентября 2025 года вступило в силу новое постановление правительства, изменяющее оформление и оплату командировок. Несоблюдение этих правил грозит серьезными штрафами и налоговыми последствиями для компании.
Что делать, если расходы не полностью компенсированы?
Если работодатель утверждает, что не может полностью возместить расходы на топливо, следуйте этому плану действий:
- Соберите документы: Начните с сбора всех необходимых подтверждений: чеки с АЗС, путевые листы, служебные записки, документы о сроках командировки и официальное заявление о согласии на использование личного автомобиля.
- Официально обратитесь к работодателю: Напишите заявление на имя руководства с требованием о полном возмещении затрат и приложите все собранные документы. Не забудьте запросить письменный ответ — это пригодится в случае дальнейших разбирательств.
- Обратитесь в контрольные органы: Если вам отказано в возмещении, можно обратиться в Государственную инспекцию труда. Эта инстанция компетентна проверять соблюдение трудовых норм и может заставить работодателя выполнять свои обязательства.
- Подайте иск в суд: В случае бездействия инспекции или если хотите сразу обратиться в суд, подайте заявление о возмещении в суд по месту нахождения работодателя.
Нюансы возмещения и налоговые аспекты
С новыми изменениями в законодательстве важно учитывать безупречное оформление документов. Все расходы должны быть подтверждены, иначе возмещение может быть отклонено. Кроме того, компенсация расходов на бензин для работников не подлежит налогообложению, если предусмотрена трудовым договором и подтверждена соответствующими документами. Избегайте ситуаций, при которых неверно возмещенные суммы могут вызвать налоговые последствия для вашей компании.
Чтобы избежать споров в будущем, полезно заранее оформить порядок возмещения расходов в локальных документах, а также следить за корректностью всех авансовых отчетов и сбором чеков. Таким образом, можно обеспечить гладкий процесс возмещения и защитить свои права как работника.
